Aanbevelingen rekenkamerrapporten

Rapport P&O
In april 2017 heeft de gemeenteraad het Strategisch HR-beleid 2017-2022 vastgesteld. Dit rapport kent drie thema’s: gemeente Buren beter door HR, flexibiliteit door HR en HR in control. Deze drie thema’s zijn verder uitgewerkt in een planning. In het jaarplan 2018 en 2019 is aan de hand van deze thema’s een aantal onderwerpen opgepakt en uitgevoerd:

• Strategische Personeelsplanning (SPP)
• Personeelszorg
• Reorganisatie en doorontwikkeling nieuwe teams en teammanagers
• Rapportages

Het concept rapport Quick scan Nazorg van 4 juli 2019 geeft aan dat er voor de organisatie geen openstaande of nieuwe aanbevelingen zijn. Dit betekent dat wij de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport hebben verwerkt.

Rapport Informatieveiligheid
De belangrijkste aanbeveling uit dit rapport betrof het implementeren van de zogenaamde BIG-normen. De organisatie voldoet inmiddels voldoende aan de BIG-normen om de daarop gebaseerde ENSIA-audit, BRP-zelfevaluatie en de verdere zelfevaluaties te behalen. Dat was het geval bij de verantwoording over 2018 en we zien die over 2019 met vertrouwen tegemoet.
Met ingang van 2020 is de nieuwe landelijke norm de BIO (Baseline informatieveiligheid Overheden) van kracht. Voor de AVG is een rapportagetool ontwikkeld die we als gemeentelijk normenstelsel gaan gebruiken. Omdat de BIG daarmee geen geldige norm meer is en wij ons op een nieuwe norm moeten richten, is het eerdere rapport in de praktijk achterhaald. Wij stellen voor het rekenkamerrapport informatieveiligheid 2015-2016 hiermee af te ronden.

Rapport Sociaal domein indicatoren in beeld
Na het uitkomen van dit rekenkamerrapport is een eerste aanzet gegeven voor het realiseren van deze aanbevelingen. Door de organisatie ontwikkeling en daarmee samenhangende personele verschuivingen is dat stil komen te liggen. De realisatie wordt nu opgepakt met herinrichting van de processen Wmo, Jeugd en Participatie. De transformatie sociaal domein is in 2019 opgepakt als een van de strategische opgaven van Buren. Inmiddels wordt ook vanuit de regionale inkooporganisatie Wmo/Jeugd scherper ingezet op de ontwikkeling en sturing aan de hand van KPI’s.
Een groot aantal van de indicatoren die het rapport aangeeft is al beschikbaar. Aan de overige wordt gewerkt, maar naar verwachting zijn enkele indicatoren ook niet te realiseren. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat het meten onevenredig veel inzet vraagt.

Rapport Inkoopfunctie gemeente Buren
Voor de voortgang van dit rekenkamerrapport Inkoopfunctie gemeente Buren verwijzen we naar het onderdeel “Inkoop en aanbesteding” onder “Overige ontwikkelingen”.

Follow-up onderzoek Quick scan Nazorg
Het conceptrapport “Quick scan Nazorg van 4 juli geeft algemene aanbevelingen over het proces afstemming van follow up tussen raad en college. Omdat het rapport nog niet is besproken en vastgesteld door de gemeenteraad, wordt het in dit overzicht niet meegenomen.

Begrotingsbrief rekenkamer
De Rekenkamercommissie deed aanbevelingen op basis van de begroting 2019. Samengevat is het hoofdadvies: maak de strategische opgaven zelfstandig leesbaar, maak ze SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden), zorg voor makkelijkere navigatie en neem indicatoren op te nemen in relatie tot de doelrealisatie. Dit zijn naast de verplichte indicatoren ook gerichte indicatoren, zoals bijvoorbeeld voor het sociaal domein. Maak voor de verplichte indicatoren een directe links naar waarstaatjegemeente.nl

In de nu voorliggende begroting hebben we de strategische opgaven zelfstandig leesbaar gemaakt. Per strategische opgaven zijn speerpunten benoemd voor de langere termijn, concrete doelen in 2020, de prestaties die we hiervoor moeten leveren en welke budgetten hiervoor nodig zijn. Hierdoor is informatie samengevat op een plek in de begroting en niet meer verspreid over strategische opgaven, programma's en taakvelden. Beter navigeerbaar dus!
Het opnemen van gerichte indicatoren is een ontwikkelpunt voor de volgende begroting. Hiervoor gaan we graag eerst met de gemeenteraad in gesprek om te bepalen op welke indicatoren we willen sturen. We zien af van een directe link naar de verplichte indicatoren op waarstaatjegemeente.nl. Uit het verleden blijkt dat de structuur van de website niet vast staat. Links werken op den duur daardoor niet meer. In de begroting hebben we alle verplichte indicatoren in één totaal overzicht bij de taakvelden opgenomen. Aan dit overzicht hebben we de juiste zoekopdracht toegevoegd, zodat via een eenvoudige handeling de juiste plek op de website wordt gevonden.

Tot slot zijn de volgende aanbevelingen verwerkt:

• Grafische tabellen/ grafieken nemen veel ruimte in beslag: er is een "switch" ingebouwd waardoor er geschakeld kan worden tussen een tabel en een grafiek;
• Naast een nadere toelichting bij de strategische opgave Aanbevelingen rekenkamerrapporten) is een nadere toelichting ook opgenomen bij programma's, taakvelden en paragrafen;
• Een verbeterde verschillenanalyse in de financiële begroting: de analyse heeft een andere opzet dan vorig jaar;
• Financiële overzichten in de financiële begroting, zoals het EMU-saldo, specificatie overhead en overzicht economische categorieën zijn voorzien van een nadere toelichting en waar mogelijk zijn verschillen verklaard.

Boardletter 2018
Onze accountant heeft bij de interim-controle 2018 aanbevelingen gedaan. Daarvoor is een aanpak opgesteld en de gemeenteraad is met een rapportage over de voortgang geïnformeerd (D.025548). Daarnaast wordt de realisatie regelmatig met de kwaliteitscommissie besproken.
De aanbevelingen zijn daarmee opgepakt. De aanbevelingen Wmo/Jeugd worden meegenomen opgepakt bij de strategische opgave transformatie sociaal domein. De overige aanbevelingen zijn grotendeels gerealiseerd.