Zoekrichtingen begroting 2020

3. Efficiëntie bedrijfsvoering verhogen, lean processen

Context
Uit de begrotingsscan blijkt dat de kosten voor burgerzaken in Buren vergeleken met vergelijkbare gemeente redelijk hoog zijn. De formatie lijkt hoog, maar de taken en formatie van de frontoffice en burgerzaken zijn niet apart bekeken. Hier is verder onderzoek nodig, voordat er conclusies getrokken kunnen worden. Een lean-traject zou effectief kunnen zijn bij burgerzaken en bedrijfsvoering, omdat hier veel routinematige werkzaamheden worden verricht.

Hoeveel budgetruimte is mogelijk?
Op dit moment is er geen budgetruimte mogelijk. De formatie bij burgerzaken past bij de taken die we daar nu uitvoeren en is gezien het aantal taken zeker niet hoger dan bij andere gemeenten. In Buren zit bijvoorbeeld een groot gedeelte van de backoffice ook in de formatie van Burgerzaken.

Door nog meer te gaan sturen op efficiency, kunnen we in de toekomst wellicht bezuinigingen realiseren. Dit zal vooral consequenties hebben voor de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger, die wordt verbeterd op basis van een doelgerichte inzet. Een financieel voordeel zal dit niet meteen opleveren. Eén en ander hangt overigens samen met de keuzes die de raad gaat maken rond de visie op dienstverlening.

Wat zijn de overige effecten?
Door meer te sturen op efficiëntie kunnen we de burgerwaardering van onze diensten verbeteren en nog beter sturen op kwaliteit en bedrijfsvoering.

Is het haalbaar?
Ja, er zal een investering aan vooraf gaan om bijvoorbeeld de visie op dienstverlening uit te werken in een uitvoeringsplan.

Aanvullende informatie
Een van de conclusies van JE Consultancy is als volgt:
Uit de begrotingsscan blijkt dat de kosten voor burgerzaken in Buren vergeleken met vergelijkbare gemeente redelijk hoog zijn. De formatie lijkt redelijk hoog, maar de taken en formatie van de front office en burgerzaken zijn niet apart bekeken. Hier is verder onderzoek nodig, voordat hier wat over geconcludeerd kan worden.

Een door ons uitgevoerde analyse laat zien dat de door JE opgevoerde kosten berekend zijn door het toeschrijven van alle loonkosten van de medewerkers van het TIC aan het taakveld Burgerzaken. In de praktijk worden slechts documenten uitgereikt door deze medewerkers en zijn de rest van de werkzaamheden toe te schrijven aan het product overhead. Hierdoor is een vertekend beeld ontstaan. De werkzaamheden van Team Backoffice/Burgerzaken betreffen voor het grootste gedeelte uitvoeren van wettelijk verplichte taken. Een leantraject zou weliswaar kunnen leiden tot efficiëntere processen echter dit zal zich niet vertalen in een financiële besparing.

Verdere versobering leidt tot een verlaging van de kwaliteit van de dienstverlening en klanttevredenheid hetgeen haaks staat op het ambitieniveau van de gemeente Buren m.b.t. dienstverlening. De uitkomsten van de Strategische Opgave Visie op Dienstverlening moet hier verder invulling aan geven.