Overige ontwikkelingen

Organisatieontwikkeling   
De cultuur- en structuurwijziging die in 2018 is ingezet naar een zelfstandige, wendbare, open, daadkrachtige en flexibele organisatie heeft zijn beslag gekregen. Momenteel is de organisatieontwikkeling in de fase waarin de cultuurontwikkeling een belangrijke component is. Daarvoor is eerst met vertegenwoordigers van de teams de structuur- en cultuurverandering geëvalueerd. Vervolgens is op basis daarvan een traject opgesteld. In 2020 wordt dit geëvalueerd om het ontwikkelingsproces waar nodig bij te sturen en het draagvlak voor alle veranderingen en ontwikkelingen vast te houden. Deze veranderingen sluiten aan bij de opgaven waar de gemeente Buren voor staat.

Twee belangrijke onderdelen voor de ontwikkeling 2020 zijn eigenaarschap en rolvastheid. Deze ontwikkelpunten hangen samen met onze uitgangspunten ten aanzien van aansturing, formatie, verdeling van verantwoordelijkheden en cultuur. De teammanagers zullen deze onderwerpen in 2020 met hun teams vertalen naar houding, gedrag en resultaten die daarbij horen.
Verder vragen de maatschappelijke ontwikkelingen en de strategische opgaven een andere manier van werken van de Burense ambtenaren. Er wordt zo een groter beroep gedaan op flexibiliteit, specialistische kennis en een breder palet aan vaardigheden en/of competenties. Om hieraan te kunnen voldoen, richten we ons in 2020 op de ontwikkeling van onze medewerkers met onder andere trainen en opleiden.

Zelfstandige gemeente
De gemeenteraad heeft de wens uitgesproken om als gemeente zelfstandig te blijven. Uiteraard moet de bestuurskracht adequaat zijn om onze wettelijke en niet-wettelijke taken uit te voeren. Strategische advisering op het gebied van financiën en HRM is hiervoor noodzakelijk. De huidige formatie is hiervoor niet toereikend. Bij de kadernota is een voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd om hierin te voorzien. Dit voorstel leggen we met deze begroting opnieuw aan u voor. Het streven is dit in 2020 te kunnen realiseren. Het gaat daarbij om:

Strategisch financieel advies:
Voor de realisatie van onze ambities, doelen en prestaties is meer strategisch inzicht en advisering vanuit een integrale blik in de organisatie nodig. Onder meer voor de inrichting van (management-)informatie op strategisch en tactisch niveau, zodat teammanagers, directie en college in staat zijn om tijdig (bij) te sturen. De tijdige en correcte aanlevering van informatie aan de gemeenteraad over doelen, planning en budgetten is hier onderdeel van.

Strategisch HRM advies:
Een strategisch HRM-adviseur moet de verbinding leggen tussen de ambities en de mogelijkheden van organisatie en medewerkers. Welke investeringen in personeel zijn nodig om de gestelde doelen te realiseren? Welke rol kan samenwerken spelen om de strategische opgaven te realiseren?

Verder willen we de versterking van onze advisering op bestuurskracht doorzetten door de functie van directiesecretaris verder te ontwikkelen en een extra bestuursadviseur in te zetten. Deze ontwikkeling is mogelijk te realiseren met interne verschuivingen. Met een sterke staf kunnen we de complexe strategische opgaven beter aan.

Enkele andere ontwikkelingen rond HRM voor 2020 zijn:

• In 2019 is de basis gelegd om te kijken naar de gesprekscyclus en de strategische personeelsplanning. De uitvoering daarvan vindt in 2020 plaats;
• In 2019 heeft er een RI&E (risico inventarisatie en evaluatie) en een periodiek medewerkers onderzoek plaatsgevonden. Van beiden is een plan van aanpak opgesteld dat eind 2019 en de eerste helft van 2020 uitgevoerd wordt.

Digitale veiligheid
2019 stond in het teken van de overgang van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Met ingang van 2020 is de BIO de standaard voor informatieveiligheid voor gemeenten. Ook is de basis voor de ENSIA verantwoording vanaf 2020. De belangrijkste verandering is een grotere nadruk op risico’s: Het benoemen van de risico’s en het inschatten van aard, omvang en impact om vervolgens passende maatregelen te kunnen nemen. In de BIO zijn alle normen verplicht, maar wat een ‘passende maatregel’ is, kan verschillen per gemeente.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft inmiddels net als de BIO een eigen maatregelenstelsel gekregen. Op basis hiervan gaat de organisatie de prioriteiten voor 2020 kiezen.

Zowel de nieuwe systematiek van verantwoording voor de BIO als de AVG zijn opgesteld door de VNG en benadrukken het belang van goede procesinrichting en procesregistratie. Dit om risico’s te signaleren en verbetermaatregelen te borgen. In 2020 werken we enerzijds aan borging van informatieveiligheid volgens de nieuwe landelijke norm van de BIO en de AVG. En anderzijds aan de verantwoording over 2019 als laatste jaar aan de hand van de oude systematiek.

Vernieuwing Planning & Control en rapportages
Zoals afgesproken in de begroting 2019 hebben we de kadernota vernieuwd en daarmee de innovatie van de P&C-cyclus afgerond. In de nieuwe opzet vormen de strategische opgaven samen met hun speerpunten, doelen, prestaties, planning en budgetten het “ambitiedeel” van de programmabegroting. De programma’s met hun taakvelden vormen het budgettaire deel van de begroting.
De nieuwe opzet en inrichting van de begroting moet ook vertaald worden naar de opzet van de tussenrapportages 2020. Daarbij nemen we de resultaten mee van de evaluatie van de huidige
2-maandrapportages, die in de eerste helft van dit jaar (2019) met de gemeenteraad en de kwaliteitscommissie heeft plaatsgevonden.
Verder wordt in 2020 gewerkt aan de doorontwikkeling van de kadernota en de begroting. Het “SLIM” maken en opnemen van beleidsindicatoren: Smart, Leesbaar, Informatief én Mogelijk . Dat pakken we in 2020 verder op.

Rechtmatigheidsverklaring
Vanaf 2021 geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken.

Dit is een aanbeveling van de commissie Depla over het vernieuwen van de het “begrotings-instrumentarium”. Nu heeft Buren al een in controle statement, maar naar alle waarschijnlijkheid moet die gaan voldoen aan een strenger normen- en toetsingskader. Het is ook mogelijk dat er intern een onafhankelijk toetsing- of auditfunctie ingericht moet worden. Dat kan zwaardere inzet vragen van de organisatie wat betreft procesborging, interne controle en de auditfunctie. Het is goed ons hier in 2020 op te oriënteren, om voorbereid te zijn op de verantwoording over 2021. De rol van de accountant zal dan overigens ook veranderen, het is alleen nog niet duidelijk hoe. De werkzaamheden m.b.t. de cijfermatige kant (jaarrekening) van de accountant verandert niet.

Inkoop en aanbesteding
In juli 2018 heeft de gemeenteraad het rekenkamerrapport ‘Inkoopfunctie van de gemeente Buren’ behandeld. De algemene conclusie was dat er op bijna alle onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Eind 2018 startte het project ‘Professionalisering inkooporganisatie’. Een projectgroep richt zich op de uitvoering van de verbeterslagen, die zijn opgesteld op basis van het normenkader uit het rapport. Op de informatiebijeenkomst van december 2018 informeerden wij u over de voorgenomen ontwikkelingen rondom de inkoopfunctie en de beleidsdoelstellingen.
Om de inkoopfunctie te verbeteren, is een projectplan opgesteld met 9 deelprojecten en een planning van één jaar tot anderhalf jaar om alle verbeteracties uit te voeren. Het streven is om eind 2020 de inkoopfunctie op orde te hebben en te voldoen aan de normen uit het Rekenkamerrapport.
Als dat is gerealiseerd, is het zaak de basis op orde houden door het proces te borgen en te beheren. Om dit te kunnen doen, is er in de kadernota een voorstel nieuw beleid opgenomen voor inkoop. Als die formatie beschikbaar wordt gesteld, kunnen we de inkoopfunctie in de organisatie steviger verankeren, verdiepingsslagen maken en invulling geven aan gecoördineerde inkoop. Wat dat betreft is er continu aandacht nodig voor inkoopadvies, kennis en kennisuitwisseling, procesverbetering en de uitvoering voor naleving van regelgeving, dossiervorming, etc. In 2020 geven we verder invulling aan het concretiseren van de beleidsuitgangspunten en het actualiseren van het inkoop en aanbestedingsbeleid.

Procesontwikkeling
Procesontwikkeling en het borgen van processen is een speerpunt van de organisatieontwikkeling, ook in 2020. De eerste (bestuurlijke) processen zijn vastgelegd, vastgesteld en digitaal beschikbaar voor de organisatie. Ook zijn er randvoorwaarden voor het vastleggen van processen ontwikkeld, waarmee onder andere interne controle en archivering worden geborgd bij het ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van processen.

Vanuit verschillende invalshoeken wordt het adequaat inrichten en vastleggen van processen benadrukt. De accountant dringt hierop aan in de boardletter, met name voor processen rond Wmo en Jeugdwet. Ook vanuit de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit),de BIO en de Archiefwet is het noodzakelijk werkprocessen vast te leggen, risico’s te benoemen en beheersmaatregelen te treffen.

Digitalisering
De ontwikkelingen rond digitalisering zijn vastgelegd in het gemeentelijke I&A-beleid voor de jaren 2017-2021. Het grootste deel van de activiteiten uit dit plan is uitgevoerd. Een aantal activiteiten is inmiddels achterhaald of staat “on hold”.
Er komen echter veel grote ontwikkelingen op ons af zoals de aansluiting op het digitale stelsel Omgevingswet, de invoering van de Wet Open Overheid, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet Digitale overheid. VNG heeft het initiatief genomen om alle digitale ontwikkelingen samen op te pakken in het programma “samen organiseren”. Om die redenen is het nodig om in 2020 het I&A-beleidsplan te actualiseren en een duidelijke visie op de verder digitalisering te ontwikkelen. Inclusief de investeringen die nodig zijn om onze gemeente digitaal vitaal te houden.

Bij de verdergaande digitalisering wordt de kwaliteit van processen en informatie steeds belangrijker. Ook ontstaat de noodzaak die te kunnen meten/toetsen en zo te kwalitatief te borgen. Daarvoor is een kwaliteitssysteem nodig waarmee de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid en voortbestaan van informatie in haar context is te monitoren aan de hand van standaarden, normen en referentiekaders. Een kwaliteitssysteem is ook een vereiste vanuit de Archiefregeling en is door de organisatie zelf te implementeren, uit te voeren en te beheren. In 2020 wordt verkend hoe en wanneer een dergelijk kwaliteitssysteem is te implementeren.